Avant de suivre des cotisations, des réclamations ou des assemblées générales, Syndikom a besoin de savoir ce que vous gérez. C’est le rôle du patrimoine : une description fidèle de vos résidences, de leurs immeubles, de leurs lots et des personnes qui y vivent. Une fois en place, chaque paiement, chaque intervention et chaque document se rattache au bon endroit.
Cet article explique comment ces niveaux s’emboîtent et dans quel ordre les créer.
Les cinq niveaux, du plus large au plus précis
Syndikom suit l’organisation réelle d’un syndic :
- L’organisation : votre syndic, avec son équipe. Chaque collaborateur a son propre compte et un rôle qui définit ce qu’il peut voir et faire.
- Les résidences : un ensemble d’immeubles géré comme un tout, avec ses parties communes.
- Les immeubles : chaque bâtiment, avec ses étages.
- Les lots : les unités qui composent l’immeuble, appartement, local commercial, parking ou cave.
- Les résidents : les propriétaires et les locataires rattachés à leurs lots.
| Niveau | Ce qu’il représente | Exemples d’informations |
|---|---|---|
| Résidence | Un ensemble d’immeubles | Nom, adresse, ville, superficie totale, année de construction |
| Immeuble | Un bâtiment | Nom ou numéro, nombre d’étages, type (résidentiel, commercial, mixte) |
| Étage | Un niveau de l’immeuble | Numéro, nom, partie commune ou non |
| Lot | Une unité | Numéro, type, superficie, quote-part (tantièmes), statut d’occupation |
| Résident | Une personne | Propriétaire, locataire ou les deux, coordonnées |
Dans le menu du portail syndic, vous retrouvez ces niveaux sous les noms Résidences, Immeubles, Étages, Lots et Résidents.
Une résidence n’est pas obligatoire
Beaucoup de syndics gèrent des immeubles isolés. Dans ce cas, inutile de créer une résidence : un immeuble peut exister seul, avec sa propre adresse. Les résidences servent quand plusieurs bâtiments partagent un nom, une entrée, des espaces verts ou un budget commun.
Des lots qui reflètent la réalité
Un lot n’est pas forcément un appartement. Syndikom distingue les lots résidentiels, commerciaux, les parkings, les espaces de stockage et les autres usages. Pour chaque lot, vous pouvez renseigner :
- sa superficie en m² ;
- sa quote-part, exprimée en tantièmes (‰) ;
- son statut : occupé, vacant, en rénovation ou vendu ;
- le nombre de chambres et de salles de bain pour un logement.
Rattacher les résidents à leurs lots
Un résident est une personne, pas un lot. Il est lié à un ou plusieurs lots, avec un rôle pour chacun : propriétaire, locataire ou occupant. Cela permet de représenter les situations courantes :
- un propriétaire qui possède un appartement et un parking ;
- un appartement loué, avec son propriétaire et son locataire ;
- plusieurs personnes dans le même logement, dont une désignée comme contact principal.
Pour un locataire, le lien peut aussi porter les dates d’entrée et de sortie, la durée du bail, le loyer et le dépôt de garantie.
Inviter les résidents à leur portail
Quand un résident a une adresse e-mail, vous pouvez l’inviter au portail résident depuis sa fiche. Il reçoit un e-mail d’invitation, valable sept jours, pour créer son accès. Il voit alors uniquement ce qui concerne ses lots. Le portail résident dépend de votre offre : consultez la page des tarifs pour le détail.
Gagner du temps avec l’import
Si votre patrimoine est déjà dans un tableur, inutile de tout ressaisir. L’import accepte les fichiers Excel (XLSX, XLS) et CSV pour les résidences, les immeubles, les lots et les résidents. Vous associez les colonnes de votre fichier aux champs de Syndikom, et un modèle CSV est disponible au téléchargement pour partir sur de bonnes bases.
Par où commencer
L’ordre le plus simple :
- créez vos résidences, si vous en avez ;
- ajoutez les immeubles et leurs étages ;
- créez ou importez les lots ;
- ajoutez les résidents et liez-les à leurs lots ;
- invitez-les au portail.
Le nombre d’immeubles et de lots que vous pouvez gérer dépend de l’offre choisie. Vous pouvez commencer gratuitement et passer à une offre supérieure quand votre patrimoine grandit.