Une fuite, un ascenseur en panne, le nettoyage des parties communes : chaque intervention finit par être confiée à quelqu’un. Dans Syndikom, ce « quelqu’un » peut être de deux natures.
- Une entreprise de services qui utilise elle aussi Syndikom, avec son propre portail.
- Un prestataire externe : le plombier, l’électricien ou la société de gardiennage avec qui vous travaillez déjà, et qui n’a pas de compte Syndikom.
Les deux reçoivent des ordres de travail et des contrats. Ce qui change, c’est qui fait avancer le travail.
Les entreprises de services : un travail partagé
Une entreprise de services a son propre espace sur Syndikom. Pour travailler avec elle, votre organisation et la sienne doivent être connectées :
- depuis la marketplace, où vous trouvez des entreprises et leurs avis, selon votre offre ;
- ou en l’invitant par e-mail, si elle n’est pas encore sur la plateforme.
L’autre partie accepte ou refuse la demande de connexion. Une fois connectée, l’entreprise reçoit vos ordres de travail dans son portail et les fait avancer elle-même : elle les prend en charge, les réalise, puis vous les présente comme terminés. Vous approuvez ou refusez le travail fini, et elle est notifiée de votre décision.
L’entreprise peut aussi vous envoyer des devis, que vous acceptez ou refusez, et des factures, dont vous déclarez le paiement. À la clôture d’une intervention, vous pouvez évaluer l’entreprise.
Les prestataires externes : vous gardez la main
Beaucoup de syndics ont des artisans de confiance qui ne viendront pas sur une plateforme. Pour eux, Syndikom propose les prestataires externes, dans la section Marketplace du portail syndic, juste après Connexions.
Une fiche de prestataire externe contient :
- le nom (seul champ obligatoire) ;
- le métier : plomberie, électricité, nettoyage… ;
- le téléphone et l’e-mail ;
- l’adresse et des notes libres.
Vous pouvez aussi créer un prestataire externe directement depuis le choix de l’intervenant, au moment de créer un ordre de travail.
Assigner et suivre le travail
Un ordre de travail ou un contrat est confié soit à une entreprise connectée, soit à un prestataire externe. Avec un prestataire externe, c’est vous qui suivez l’avancement, en trois étapes :
- Nouveau : l’ordre de travail est créé et assigné ;
- En cours : vous indiquez que le prestataire a commencé ;
- Terminé : vous clôturez l’intervention quand le travail est fait.
Il n’y a pas d’étape d’approbation : c’est vous qui constatez la fin du travail, et votre compte est enregistré comme celui qui l’a validé.
Ce qu’il faut savoir
- Syndikom n’envoie rien au prestataire externe : ni e-mail, ni notification. Vous le contactez comme d’habitude, avec le téléphone et l’e-mail de sa fiche.
- Les devis, factures et évaluations passent par les entreprises connectées. Pour une dépense payée à un prestataire externe, vous pouvez indiquer le nom du fournisseur sur la dépense.
- Supprimer un prestataire le retire de votre liste, mais ses ordres de travail et contrats passés gardent son nom.
En résumé
| Entreprise de services | Prestataire externe | |
|---|---|---|
| Compte Syndikom | Oui, avec son portail | Non |
| Mise en relation | Connexion acceptée par les deux parties | Fiche créée par le syndic |
| Qui fait avancer l’ordre de travail | L’entreprise | Le syndic |
| Étapes | Jusqu’à « en attente d’approbation », puis approuvé ou refusé | Nouveau, en cours, terminé |
| Notifications | Oui | Aucune |
| Devis et factures dans Syndikom | Oui | Non |
| Évaluation | Oui | Non |
Lequel choisir ?
Les deux approches se combinent : vous pouvez travailler avec des entreprises connectées pour certaines interventions et garder vos prestataires habituels pour d’autres. Une entreprise connectée vous fait gagner du suivi, puisqu’elle met à jour l’intervention elle-même ; un prestataire externe vous permet de garder une trace de toutes vos interventions au même endroit, même avec ceux qui ne sont pas sur Syndikom.